En 2020, à cause du Coronavirus, une grande majorité d’entreprises s’est convertie au télétravail généralisé dans l’urgence.
Pour éviter que les collaborateurs, et en particulier les managers, se sentent démunis, il est important pour chaque entreprise de mener une réflexion sur l’organisation des activités à distance.
L’objectif est triple :
• Donner un cadre d’organisation globale du télétravail
• Accompagner les collaborateurs et les managers dans cette transition
• Continuer à faire vivre le collectif fort de notre aventure
Nous vous proposons ici de partager avec vous quelques mécanismes mis en place par Tasmane qui nous ont permis de conserver notre ADN en ces temps troublés.
Les trois premiers concernent l’organisation du travail individuel et collectif, les trois suivants, la posture managériale et l’esprit d’équipe :
- Fixer avec les collaborateurs des actions claires et précises
- Donner du rythme à l’équipe, au juste niveau
- Rester vigilant sur la charge et le moral de chacun
- Encourager des moments informels
- Partager avec transparence
- Rester attentif à chacun, disponible et à l’écoute
1 – Fixer avec les collaborateurs des actions claires et précises
Les collaborateurs ont des profils différents qui s’adaptent plus ou moins bien au contexte du télétravail. La gestion du temps dans un écosystème peut-être plus propice à la distraction s’avère difficile pour certains. Le rôle du manager est donc de rappeler à tous le sens de l’action collective, mais aussi de donner des tâches précises à ceux qui ont moins d’autonomie et de convenir ensemble de jalons réalistes pour revoir l’avancement.
Des « to-do » partagées ont été mises en place pour donner de la visibilité sur l’avancée des travaux individuels lorsque c’est nécessaire, et au niveau individuel, des points réguliers sont faits en visio-conférence pour suivre les travaux réalisés et résoudre des problèmes potentiels.
2 – Donner du rythme à l’équipe, au juste niveau
A distance, l’absence de contact peut inquiéter le manager. Cependant, il est important d’éviter de tomber dans un contrôle exacerbé de l’équipe. La confiance doit prévaloir, et le manager est là pour guider, accompagner, non pour surveiller. Il est intéressant de revoir les modalités des échanges et réunions d’équipes, avec des formats plus courts mais plus fréquents. Nous avons notamment mis en place des « escales » chaque jeudi soir avec toute l’équipe, au lieu des points mensuels habituels. D’habitude nos consultants sont très autonomes sur leurs productions, mais avec les circonstances actuelles, les managers de Tasmane souhaitent être plus présents et proposent donc des échanges réguliers (hebdomadaires ou bi-hebdomadaires) de relecture et de partage
3 – Rester vigilant sur la charge et le moral de chacun
Contrairement à l’idée reçue que le collaborateur en télétravail est moins efficace, on constate que la productivité est en général supérieure. Le rythme est plus soutenu, et avec moins de possibilités de déconnexion, sans différenciation de l’espace professionnel et personnel, les risques de burnout sont accrus. De plus, la détection des signaux est complexifiée par la distance. Il incombe au manager d’être d’autant plus vigilant et exemplaire.
Tasmane a ainsi mis en place dès le début du confinement un questionnaire en ligne, qui permet d’élaborer une météo hebdomadaire du suivi du moral et de la charge de travail de chacun.
Des actions sont aussi mises en œuvre pour accompagner les consultants qui rencontrent des difficultés, sur la gestion du temps pro/perso, et sur des aspects matériels, comme l’installation en télétravail, avec des achats de fauteuils et d’écrans.
4 – Encourager des moments informels
L’esprit d’équipe et la motivation de chacun s’entretient par des moments tels que les déjeuners ou les pauses café. Organiser des apéritifs, des pauses en visioconférence, des challenges ludiques… peuvent être des moyens de conserver du lien malgré la distance.
Tasmane a notamment mis en place un déjeuner quotidien en visioconférence où chacun se connecte quand il le souhaite. Nos consultants proposent aussi des pauses café auxquelles tout le monde peut se connecter. Nous avons aussi lancé des challenges yoga, cuisine, avec des votes sur les plus beaux gâteaux réalisés…
5 – Partager avec transparence
Les collaborateurs peuvent être inquiets face à une situation incertaine ou différente. Le manager se doit de rassurer ses collaborateurs en rappelant les actions engagées par l’entreprise face à la situation de manière pédagogique et synthétique. Ce partage est régulier et honnête : des positions évoluent en fonction de l’actualité, et en contrepartie des décisions peuvent permettre d’apporter une certaine réassurance (maintien de salaire…).
La direction de Tasmane a notamment communiqué rapidement à l’équipe toutes les modalités mises en place en ce qui concerne le chômage partiel, en précisant avec transparence que des évolutions sont possibles. Elle partage également l’actualité des missions gagnées ou perdues.
Lorsque les collaborateurs se posent des questions, ils peuvent les partager avec la direction grâce au questionnaire hebdomadaire, et des réponses leur sont immédiatement apportées !
6 – Rester attentif à chacun, disponible et à l’écoute
Le manager doit conserver un contact avec l’ensemble de ses collaborateurs, en particulier auprès des membres « silencieux » de l’équipe… Des temps individuels permettent d’échanger sur des feedbacks, de rythmer la progression de chacun, et d’identifier les ressources en risque potentiel.
Enfin, le manager doit s’assurer que ses collaborateurs ont connaissance des canaux disponibles pour remonter leurs questions et préoccupations. Lui-même doit rappeler à ses équipes qu’il reste disponible pour tout souhait d’échange.
Chez Tasmane, chaque consultant a un mentor qui l’accompagne dans sa montée en compétences et sa carrière au sein de l’entreprise. Les échanges, normalement informels tout au long de l’année, et obligatoires tous les semestres, ont été renforcés. Ce sont maintenant des points bimensuels « en face-à-face » effectués par chaque mentor avec son mentee, avec un suivi renforcé pour les collaborateurs les plus isolés.
Ce qu’il faut retenir
Dans le contexte actuel, anxiogène et incertain, la posture du manager est d’autant plus cruciale. Il reste un leader bienveillant, en facilitant au maximum l’organisation du travail et en accordant de l’attention à chacun de ses collaborateurs.
Les quelques mots que nous retenons chez Tasmane après cet exercice de télétravail global imposé, c’est la facilitation, la bienveillance et la transparence. Ces mots sont ceux qui doivent être utilisés dans n’importe quel contexte managérial, la crise sanitaire n’aura été qu’un catalyseur pour les approfondir et les formaliser !
Sources et articles intéressants à lire :
https://dares.travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dares_analyses_salaries_teletravail.pdf