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Organisation – De l’usage frugal et efficient des réunions à distance et de leurs modalités d’animation

19 mai 2020
Par Cécile Delépine, consultante experte Tasmane
Les réunions et activités collaboratives sont courantes dans nos pratiques professionnelles (et même très courantes pour certains !). La situation actuelle nous contraint à des ajustements afin d’en intégrer la dimension distancielle qui perdure.
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J’y vois une bonne occasion de rappeler les bonnes pratiques quant à la préparation d’une réunion à distance, de ses modalités d’animation, le choix des outils appropriés et la facilitation en tant que telle.

Tout d’abord, précisez l’objectif

Une réunion à distance peut prendre la forme d’ateliers collaboratifs, de co-construction, de réunions de lancement, de suivi de projet, ou de présentations pour de grands groupes de personnes. La forme doit toujours servir l’objectif et les résultats que l’on cherche à obtenir. Ils sont de deux natures :

• Tangibles : production collective, recherche de solution, élaboration d’un plan d’action, prise de décisions, partage d’objectifs communs au démarrage d’un projet, …

• Intangibles : cohésion de groupe, convivialité, motivation, engagement d’un collectif sur une nouvelle action, un nouveau projet, …

Posez-vous les questions suivantes : cette session est-elle interactive ou implique-t-elle une communication à sens unique ? L’objectif est-il de communiquer des informations à un groupe de personnes ou de permettre à des personnes de partager des informations ? Devez-vous travailler ensemble pour identifier la source d’un problème et trouver des solutions ? Allez-vous prendre des décisions ? Et devez-vous obtenir de l’engagement pour un plan d’action ?

Ensuite, choisissez les participants

Invitez évidemment ceux qui doivent être là (et seulement eux !) pour accomplir les objectifs. Le choix des participants doit être judicieux. Pour ce faire, réfléchissez aux points suivants. Les participants se reconnaîtront-ils ? Quelle est leur personnalité ? Sont-ils susceptibles d’être en compétition ou de collaborer ? Qu’est-ce qui les déconcentrera ? Qu’auront-ils besoin de savoir pour participer ? Quels sont leurs attentes ? Leurs agendas explicites et implicites quant à leur participation ?

Ces choix révèlent une part de la culture de votre équipe, de votre entreprise ou celle de votre client. Autant d’informations importantes à garder à l’esprit pour les étapes suivantes.

Troisièmement, préparez-vous à la réunion

Si vous êtes à l’initiative de la réunion ou de l’atelier, veillez à ce que tout soit prêt. Si habituellement, le choix se concentrait sur le lieu et le moment propice à la réalisation des objectifs, aujourd’hui, le choix des modalités et des outils d’animation s’avère déterminant.

Le processus proposé ici est vivant et itératif. Ce qui est choisi dans la version alpha peut tout à fait évoluer lors des étapes suivantes. Chaque étape affine les choix et fonctionne en entonnoir jusqu’à la version finale de la réunion et de ses modalités d’animation.

1 – Concevoir la trame de votre réunion ou atelier – version alpha

Car s’il est parfois difficile de retenir l’attention pendant une réunion en présentiel (emails et notifications variées…), à distance le défi s’avère plus compliqué. L’engagement est la notion clef qui guide vos choix lors de l’élaboration de l’agenda.

Avec la même rigueur qu’en présentiel, votre programme de réunion est élaboré sur la base des objectifs à atteindre. Il est minuté et son contenu préparé avec les intervenants.

Le début et la fin de réunion sont soignés et abordés de façon à créer de l’engagement au démarrage et de la motivation pour les étapes suivantes à la clôture. Les pauses ne devront pas être négligées, même à distance !

Si vous avez besoin de faire circuler de l’information en mode descendant, privilégiez l’intervention d’interlocuteurs différents pour permettre une variété de tons, d’expressions et de niveau de détails.

Pour rythmer et éviter de « perdre » des participants, veillez à ce que les séquences aient des durées raisonnables (entre 20 et 30 min max) ou à découper en morceaux digestes de grosses séquences et en y insérant des moments d’interactivité.

2 – Scripter les modalités d’animation en ligne – version beta

Le choix des modalités d’animation de vos séquences sert avant tout l’objectif. La gadgétisation nuit à votre intention et à l’image que vous renvoyez à vos participants.

Scripter est une étape préalable qui favorise la fluidité et l’efficacité de votre animation. L’erreur à ne pas commettre est de foncer tête baissée dans le paramétrage d’un outil en omettant de se poser les questions telles que :  Qui sont les participants ? Quel est leur niveau de maîtrise des outils en ligne ? Quelle sont leurs personnalités ? Quelles sont leurs attentes ?

Rappelez-vous l’objectif de chaque séquence et ne cédez pas à la tentation de sophistiquer à outrance l’animation. Mon conseil : Faites simple sans faire simpliste !

Pour débuter votre réunion, un moment de convivialité est toujours le bienvenu : avec un mur de selfies, l’allumage de votre vidéo quelques minutes puis la mise en veille par souci de frugalité numérique ou l’utilisation d’un nuage de mots pour collecter les attentes ou le ressenti des participants. Cette animation légère permet une première prise en main de l’outil et l’identification des participants ayant besoin d’un petit coup de pouce pour se sentir à l’aise tout au long de la réunion ou de l’atelier.

Notre capacité de concentration active étant réduite, les modalités d’animation permettent de maintenir le niveau d’engagement des participants en alternant écoute et participation actives. La grande majorité des outils actuels propose une palette large d’activités : brainstorming, prise de décision, brise-glace, évaluation, prise d’opinion. Mon conseil : Faites vos choix en binôme !

3 – Choisir l’outil et le paramétrer – version gamma

En distanciel, si votre réunion ne se limite pas à des questions/réponses en ligne, vous aurez à minima deux outils à choisir. L’audio ou la visio d’une part, l’animation des activités d’autre part. Mon conseil : Deux outils maximum !

Comment faire son choix ? Votre équipe, votre entreprise utilisent-elles déjà des outils de ce type ? Demandez conseil à vos collègues et à vos pairs. Votre client ou votre cliente a-t-il ou elle des préférences ? Écoutez avant de proposer une solution. Les plateformes en ligne font des offres gratuites et limitées d’essai. Mon conseil : Testez avant de vous engager !

Une fois le choix fait, commencez votre paramétrage des activités. En général, les outils sont dotés de tutoriels bien fichus. Si vous n’êtes pas allé.e les visionner au moment de votre choix d’outil, faîtes-le maintenant avant de débuter.

Les activités se paramètrent facilement, et surtout vous pouvez tester les paramétrages à la volée et ajuster. Lancez-vous ! Les outils sont ludiques et fun à configurer.

En général, il est possible d’intégrer vos planches dans la présentation des activités. Ceci est utile et permet de ne pas avoir à naviguer entre votre outil d’animation et un partage d’écran.

Votre préparation est presque terminée ! Il ne vous manque plus qu’à faire le test du participant – utilisateur. Toujours avec votre binôme, déroulez la réunion ou l’atelier et adapter en fonction de ses retours : manque d’instructions, complétez ; difficultés de compréhension, simplifiez ; temps de saisie trop long, réduisez ou découpez une activité en deux … Cette phase peut s’avérer longue (Une heure pour 4 heures d’atelier) mais elle est essentielle pour la fluidité et l’expérience de vos participants. Mon conseil : N’éludez pas le test à blanc !

4 – Lancer les invitations et communiquer le programme

Plusieurs possibilités s’offrent à vous : par email, via un lien d’invitation sur la plateforme ou la transmission d’un lien avec un code de connexion. A vous de voir en fonction du nombre de participants, du niveau de convivialité ou de confidentialité que vous souhaitez dans les échanges. Certains outils permettent la connexion anonyme, avec l’adresse email ou en demandant des informations tels que le nom, le prénom, la fonction… La section « réglages » ou « paramètres » de votre outil d’animation vous guideront dans vos choix.

N’oubliez pas de communiquer le programme dans votre email ou en ligne sur la plateforme choisie ainsi que tous les liens utiles à vos participants pour se connecter, se repérer et être aussi à l’aise que possible avant et pendant ce moment de travail et d’échange en groupe. Mon conseil : Fermez votre session pour éviter qu’à la réception du lien d’invitation, certains commencent les activités !

Et enfin, facilitez la réunion

Tout d’abord, commencez et finissez à l’heure, c’est une question de respect. Passez l’agenda en revue et faites les présentations si les participants ne se connaissent pas. Un brise-glace peut avoir été prévu à cet effet. Le démarrage se fait en douceur afin de permettre la prise en main de l’outil et de son interface par les participants. C’est aussi un moment privilégié pour répondre aux éventuelles questions sur l’outil, l’agenda et le mode d’interactivité.

L’idéal selon moi, c’est l’animation en binôme – vous pouvez alterner en fonction des sujets et des activités prévues. L’utilisation d’un outil d’animation en ligne demande une grande concentration pour ouvrir et clôturer les activités au bon moment, se caler avec son co-animateur ou sa co-animatrice (le test à blanc est aussi très utile pour cette raison), répondre aux questions ou retranscrire les informations clés en temps réel. L’expérience confortable pour les participants est sans couture. Comme la réservation d’un Uber par exemple 😉 Mon conseil : L’animation à deux, c’est mieux !

Le fil de discussion peut être utilisé par les participants et par vous pour retranscrire les grandes décisions, poser des questions ou saisir des actions. Certains outils permettent d’assigner les actions directement aux participants. Ceci est très utile pour alimenter le compte-rendu et gagner du temps en restitution.

Terminez la réunion par un tour de table en nuage de mot ou à l’oral. Attention à ne pas surcharger en activités ;-). Tout est une question de dosage.

Vous êtes fin prêts. Bonne réunion !

N.B. : Je ne mentionne aucun outil car ils sont nombreux et ont tous leurs avantages et leurs inconvénients. Scriptez votre réunion ou votre atelier et regardez sur internet ce qui répond le mieux à votre besoin. Si vous êtes nombreux à vous questionner sur les outils et que vous nous le faîtes savoir, mes collègues et moi se chargeront de vous guider à l’occasion d’un nouvel article.

N.B.2 : Remerciements à mes collègues Tasmaniennes et Tasmaniens pour leur relecture bienveillante et à Paul-Henri Dumas, consultant sénior Tasmane pour ses conseils avisés sur la forme comme sur le fond.

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